抓緊機會搜集電子郵件

【明慧網二零零八年四月十五日】今年五一長假期間，我開始整理名片，想把電子郵件和電話傳到美國，讓這些人和我有緣的人能得到真相資料。但名片有上千張，整理起來很費時間。我聽說一個同事在用名片機，諮詢之後便決定買一台，價格只有1000多元，這樣可以和同事們共享，把大家的通訊錄也拷貝過來，對他們而言也是做了善事。

我整理了電腦中存儲的一部份電話、郵件之後，心想不買名片機也應該可以整理的過來，但不知甚麼原因，我誤操作把文件刪除了，整理了一天的資料全部丟失，我意識到自己的想法不對，還是應該買名片機。

丈夫去電子市場買回一台漢王名片通，價格1200多元，只有手掌那麼大。把名片通的軟件安裝到電腦上後，名片通和電腦聯上線（自帶的，就像插入U盤），就可以掃描了。掃描速度也很快，掃描後電腦上就顯示出來，識別率比較高，只是有的英文字母容易識別錯，比如把C和E混淆等。遇到這種情況，就點開該張名片修改，再保存。有的時候郵件沒有掃描上去，就從新掃描一兩遍。但有顏色的名片或對折的名片難以掃描，需要自己錄入。我現在一小時可以整理三盒名片，比自己錄入的速度快多了。

掃描之後，把內容全選後發送，轉換成一個文件，有多種格式可以選擇，其中CSV格式可以直接導入outlook，很多人願意採用。同時，你可以自己選擇需要存儲的內容，比如單位、部門、職位、電話，傳真、手機、郵件、地址等很多項，將來在該文件中檢索人名就可查到這些內容，非常方便好用。

我把自己的名片整理完之後，也幫助單位同事整理，大家都很樂意，一般人都有上百張名片。

此外，平時接到別人發來的電子郵件，我也把它們存儲起來。平時參加會議，我也主動和別人換名片。這些都是我們的有緣人呀。有時很久不聯繫的人突然來個電話，我說把郵件留下，便於今後聯繫，我會把我的聯繫方式發給你，對方也覺得很自然。

另外，如果能拿到一些單位的通訊錄，也可以給所有的人發。因為他們統一採用單位的郵箱，網址是一樣的，都是@×××.com.cn，或者@×××.gov.cn、@×××.edu.cn等等。但是，每個單位的郵件編排卻不一樣，大致有以下幾種情況，比如有的是全拼（如張小華是zhangxiaohua），有的是名在前、姓在後（變成xiaohuazhang），有的是中間有橫線或有點（如 xiaohua_zhang，xiaohua.zhang），看到幾個人的郵件後，發現其中的規律，就可以仿照著列出所有人的名片，儘管其中可能有個別例外，但絕大部份人就可以收到。

有時，我也到一些專業網站，比如大學、律師事務所等網站尋找電子郵件，裏面經常有老師、律師的郵件和電話。

因為網上搜索的郵件有些是已經不再用的，有很多單位的郵件也是搜索不到的，所以自己一點點整理還是很有必要的。積少成多，抓緊時間整理，也會找到成千上萬張，建議同修們採用，搜集單位、同行、當地的電子郵件。