讀者推薦:Word 2000的安全策略

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【明慧網2003年7月8日】安全、保密一直是大家關心的問題,本文將從以下幾個方面告訴大家如何使Word 2000在操作時更安全,使Word 2000文檔具有更高的保密性。

一、保護文檔免受瀏覽和更改

1、設置打開和更改密碼

具體方法有:
(1)新建或打開需要保護的文檔,執行菜單命令「工具/選項」,在「選項」對話框中,單擊「保存」選項卡(如圖),在最下方的「打開權限密碼」和「修改權限密碼」輸入框內可以設置打開文檔或修改文檔的密碼,設置好後點擊「確定」按鈕,系統要求重新輸入密碼得到確認,如果不符則會回到選項對話框,重新設置。一切設置好後,重新保存文件,密碼即生效。別人在打開你的文檔時,如果密碼不對,則無法打開。如果設置了修改密碼,沒有密碼則只能以只讀方式瀏覽文檔。
(2)用以上方法設置文檔不被修改。當用戶以只讀方式打開時,可以用「另存為」的方式複製修改你的文檔,為了解決這個問題可以通過菜單命令「工具/保護文檔」打開保護文檔設置對話框,選擇保護內容為「批注」或「窗體」,再輸入相應的密碼,點擊「確定」按鈕確認密碼後,保存文檔,這時其它用戶即使可以看到你的文檔也不能修改了,就連光標指針都只能在文檔的最前面而不能移動了。

不過要注意,這種Word自帶的加密方式並不強,可以被一些程序破解。如果確實需要加密,可以做成zip文件,且一個zip文件裏只放一個文件;若需加密多個文件,可先將這些文件做成一個不加密的zip文件,再將這一個zip文件加密壓縮成另一個zip文件。更保險的加密可以考慮PGP等。

2.讓Word2000建議以只讀方式打開文檔

執行菜單命令「工具/選項」,在「選項」對話框中,單擊「保存」選項卡,選中「建議以只讀方式打開文檔」複選框,再單擊「確定」按鈕。

以上方法也可以在保存文檔時,通過Word 2000的「文件/保存」對話框設置,具體方法為在「保存」對話框中,點擊右上角的「工具」按鈕,在隨即出現的下拉菜單中點擊「常規」選項即可出現如圖的「保存」對話框,設置方法與前面相同。

二、去除文檔的敏感信息和隱藏信息

1.為了使有些已經被刪除的文檔資料不再被瀏覽,必須徹底清除那些已經刪除信息。因為如果在「選項」對話框中的「保存」選項卡中選中了「快速保存」複選框的情況下保存文檔,然後再將此文檔作為文本文件打開的話,則該文檔可能會包含以前刪除的信息。因此如果是以文本方式打開文檔,為了文檔中資料的安全,請關閉文本文件並將該文檔作為常規的Word文檔打開,在保存時清除「快速保存」選項,從而避免一些不必要的資料洩露。

2.在把文檔拿給別人共享時或傳輸資料時,要確保文檔不包含一些「不可見」信息,比如一些隱藏的修訂標記、批注、隱藏文字等,因此必須仔細審閱,確保已刪除。具體方法為:
(1)通過菜單命令「工具/修訂/突出顯示修訂」,在「突出顯示修訂」對話框中選中「在屏幕上突出顯示修訂」複選框。還可以在打印出的文檔中隱藏修訂標記並接受或拒絕要聯機發布的文檔中的修訂標記。
(2)可通過菜單「工具/選項/打印」選項卡,清除「打印文檔的附加信息」下的「批注」複選框,還可以刪除要聯機發布的文檔中的批注。
(3)查看、刪除隱藏文字可通過「工具/選項/視圖」選項卡選中「格式標記」下的「隱藏文字」複選框顯示隱藏文字,然後可以像刪除其他文字一樣刪除隱藏文字。

三、防備Word宏病毒,創造一個安全的操作環境

宏病毒是一種計算機病毒,它保存在Word的文檔、模板或加載項的宏中。如果用戶在操作過程中打開了感染了宏病毒的文檔或執行了觸發宏病毒的操作,就可能激活宏病毒,並傳播到用戶的計算機中,從這時起,用Word打開的每個文檔都會自動感染上宏病毒。如果其他人打開了這些被感染的文檔,宏病毒將會傳播到他們的計算機中。Word 2000為防止宏病毒的傳播和感染,採取了更改宏病毒防護功能的安全級防範方法,具體設置為:執行菜單命令「工具/宏/安全性」打開安全性對話框,在「安全級」選項卡中可以設置Word宏病毒防範的安全級別:高、中、無三個層次。同時還可以通過「可靠來源」選項卡,設置一個可靠宏來源的列表,如果要打開的文檔或要載入的加載項中包含的宏是由這些可靠來源所開發的,則系統會自動啟用宏。

如果你確信你的系統已經感染了宏病毒,那就只有借助於殺毒軟件,儘快清理乾淨,以免造成不必要的損失。

而且,這些設置都只能是安裝並及時更新管用的防毒軟件的輔助手段。

四、防止丟失工作成果

1.利用「自動恢復」功能恢復尚未保存的修改

如果遇到在文檔操作過程中死機或停電,而這時你的文檔又沒有及時保存的話,那就只剩下乾瞪眼的份了,為了解決這個問題我們可以利用Word 2000的自動恢復尚未保存的文檔的功能。啟動它的「自動恢復」功能,具體方法為:在圖示的「保存」選項卡中勾選「自動保存時間間隔」,並設置好時間間隔,如圖為10分鐘,那麼Word2000系統每隔10分鐘就會將所做的修改保存在一個獨立的臨時恢復文件中。如果你不得不在未保存文檔的情況下重新啟動Word或計算機,Word會自動打開恢復文件。恢復文件包含「自動恢復」功能最後一次保存的對文檔的修改。

2.自動創建備份

通過勾選「保留備份」選項可以在保存文檔時自動創建一個備份,提供了上一次所保存的副本,這樣,原文檔中會保存當前所保存的信息,而副本中會保存上次所保存的信息。每次保存文檔時,新的備份都會取代已有的備份。如果不小心保存了不需要的信息或刪除了原文件,則可以通過打開Word備份文檔恢復以前的內容。

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