1、首先，準備放文件的硬盤分區（如D盤）必須是NTFS格式；

2、進入文件所在文件夾，若把該文件夾下所有文件進行加密，需要點擊該文件夾之右鍵，打開“屬性”，在“常規”項中點擊“高級”；出現“高級屬性”，點擊“加密內容以便保護內容”項，然後點擊確定見圖1；這時會返回到“屬性”界面，再次確定後，出現“確認屬性更改”對話框，選擇“將更改應用於該文件夾、子文件夾和文件”，然後確定。這時已經完成對該文件夾內所有文件的加密。

圖1

3、這樣只有以你的用戶名登錄系統，才能打開加密的文件，在其他人的系統裏打不開該文件。但是你若重新安裝操作系統，就需要把密鑰導入系統，才可看到。前提是先導出密鑰。

導出密鑰具體方法是：先運行IE瀏覽器→打開“工具”項→選“Internet選項”→點“內容”項→進入“證書”→在“個人”項中選中你所在的用戶名→點“導出”項→出現“證書導出嚮導”→點2個“下一步”後出現“導出文件格式”在“私人信息交換”選項中點“啟用加強保護（要求IE5.0，NT4.0 SP4或更高版本）”，點“下一步”→輸入你能記住的密碼→輸入一個年能記住的文件名，以後會用到，再點擊“瀏覽”，選擇這個密鑰證書的存放位置→點“下一步”→點“完成”，即可完成密鑰的導出工作。

重新安裝系統後，需要把密鑰導入系統。具體步驟是：先運行IE瀏覽器→打開“工具”項→選“Internet選項”→點“內容”項→進入“證書”→在“個人”項中點“導入”→點“下一步”→在“瀏覽”項中找出你所存放該密鑰證書的存放位置和密鑰證書的文件名→點“下一步”→輸入你的密碼後點“下一步”→點“將所有的證書放入下列存儲區”，再到“瀏覽”中選擇“個人”項並確定見圖2→點“下一步”→點“完成”，即可完成密鑰的導入工作。

圖2

注意：在NTFS格式中的文件複製或轉移到其他FAT16格式或FAT32格式(例如磁盤中)時，文件加密保護自動喪失。平時一定要把密鑰妥善放好。

這種加密方法的好處是它是Windows 2000 Pro/XP Pro自帶的功能，無需安裝新的軟件，使用方便。不好處在於如果別人盜用或侵入你的用戶賬號，就可以打開文件了。其它可以考慮的加密軟件有PGP，Dekart Private Disk，StrongDisk 等。