利用WORD打印小冊子的說明(圖)

【明慧網2002年9月12日】利用WORD 2000的縮放功能可以很方便的進行小冊子的打印,下面簡單介紹一下縮放功能的使用方法:

1、把要打印小冊子的文件按正常打印時排好版,頁數最好是4的倍數或8的倍數;

2、選擇WORD文件菜單下的打印,如圖1;


圖1

3、彈出打印窗口,如圖2;


圖2

4、在打印窗口的右下角有一欄寫著「縮放」,其中有兩項,一個為「每頁的版數」,一個「按紙型縮放」,這裏用到是「每頁的版數」這個功能。

「每頁的版數」是指把正常的幾頁(幾版)按需要打印到一頁上,這樣就實現了縮印的功能。單擊右邊的小箭頭,出現如下菜單,如圖3所示:


圖3

從菜單選項可以看出,一共有6項可選,第一項為「1版」,如選擇這一項則與原版一樣,即正常的一頁,打印出來也是一頁;如選擇第二項,則把正常時的兩頁打印到一頁上了,如現在的文件是40頁,則用20頁紙就可以了。以下類推,最多可以把16頁打到一張紙上。

5、需要說明的是,把多頁打到一頁上,這時每頁的文字都相應的縮小,所以在設置原稿時應把字號設得大一些,如果選擇「每頁2版」,原稿設置小三號字,則打印出來的字相當於五號字;如果選擇「每頁4版」,要想打印出來的也是五號字,原稿則應設為二號或小二號(打一張就知道了)。

6、在製作小冊子時,有人往往喜歡按雜誌那樣在中間裝訂,這裏要用到WORD打印中的「頁面範圍」中的功能,該功能在打印窗口的中間偏左的位置,從圖2中可以看到,該功能中有三個選項,如圖4所示:


圖4

這個功能是使在打印時有的選擇打印哪些頁,和不打印哪些頁,第一項「全部」,是指這個文件中所有的頁都打印;第二項「當前頁」,是指只打印現在光標所在位置的那一頁,其它頁則不打印;第三項「頁碼範圍」,是指按在這項後面的文本框中輸入的頁碼進行打印,如果要打印的頁碼都不連續,每個頁號後面有逗號分隔,如:1,3,5,如果中間有些頁是要連續打印的,則在起頁號間用「-」(減號)分隔,如要打印4到9頁,則:4-9,即可。

因為「頁面範圍」功能中各項都是單選按鈕,即在同一時刻只能有一項功能起作用,可以用鼠標在不同功能間切換,哪一項前面有黑點當前就執行哪一項的功能,如上圖執行的是打印全部頁面的功能。下面圖5執行的是按輸入頁碼範圍打印的功能,打印的是80頁、1頁、2頁、79頁、5頁到第17頁。


圖5

7、打印小冊子
在明確了「縮放」和「頁面範圍」功能後,我們就可以利用這兩個功能進行小冊子的打印,以二分之一A4大小的小冊子為例,方法如下:

排版時,在頁面設置時選擇A4紙,文件正常排版完成後,在打印時,在打印窗口縮放功能的每頁版數項中選擇「2版」;在「頁面範圍」中選擇「頁碼範圍」,在它後面的文本框中輸入要打印的頁碼,因為是正反面打印且每頁兩版,所以正常時的4頁內容現在就可以用一張紙的正反面打下了。

現在有一個關鍵問題是頁碼範圍怎樣輸入,對於不同頁數的文件輸入的頁碼是不同的,現在用一個16頁的文件來說明問題,16頁的文件,打印時在「縮放」中選擇「2版」,正反面打印,只用4張A4紙就夠用了。這裏有兩種辦法裝訂,一個是按無縮放時那樣,把紙對折後在外邊裝訂,第二種是像雜誌似的在紙的中縫裝訂,裝訂後對折就完成了,如果按第一種方法,則輸入頁碼按如下順序:4,1;2,3;8,5;6,7;12,9;10,11;16,13;14,15。用逗號分隔的兩版內容將打在一頁上,並且要把2,3頁的內容打在4,1頁的反面上,這時這張對折後,頁碼正好按1,2,3,4的排列,如果用於複印,可按單頁出,在複印時處理就行了。如果按第二種方法,則輸入頁碼順序為:16,1;2,15;14,3;4,13;12,5;6,11;10,7;8,9。其它處理辦法與第一種一樣,也要把有2那頁印到有1那頁的背面,其它類推,有3和4的頁印到正反面……,這時對折後頁碼順序為:第一張紙1,2,15,16;每二張紙3,4,13,14;……。按頁碼排好後就成一本小冊子了。

在製作四分之一A4大小的小冊子時的道理與此類似,只不過在「縮放」中選擇「4版」,按雜誌樣式做,在輸入頁碼時要考慮的是把第一頁和最後一頁印在一面上,對折後正好一個在最上,一個在最下,再想辦法把第二頁印到第一頁的後面,倒數第二頁印在最後一頁的後面,拿16頁文件舉例,因為每頁4版,正反面就8版,用兩張A4紙就夠用了,頁碼範圍可按下面的輸入:(16,1;14,3)、(2,15;4,13)、(12,5;10,7)、(6,11;8,9),在此括號中的表示在一張紙上的四版,分號前的表示在紙的上半部份,分號後的表示在紙的下半部份,把第一個括號和第二個括號的頁印到同一張紙的正反面,這樣出來後,第一張紙的一面是16、1、14、3;另一面是2、15、4、13,並且正好2在1的後面,15在16的後面,4在3的後面,13在14的後面,把這張A4對折(形成A5大小),使一面上的16,1與14,3分開,另一張也類似處理,再把剪開後的紙按頁碼順序排好後在中間裝訂,然後對折,一本小冊子就成了。

如果頁數不同,可按這個類推,如有必要進行實驗一下就可以了,因為一頁紙上是4頁或8頁,所以排版時最好是4的倍數或8的倍數,便於處理,如實在不夠,可用空白頁來湊足(一直按回車就可)。










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